REGLEMENT DE LA MISE A DISPOSITION DES CHAPITEAUX ET DE LA REMORQUE-PODIUM

Pour pouvoir bénéficier du matériel, l’association constitue un dossier comprenant les éléments suivants :

- contrat de mise à disposition signé par le Président (après retour du formulaire),
- 1 chèque de caution d’un montant de 1 000 € (voir Art. 6)
- 1 chèque pour le règlement de la location, à fournir à la réservation
- Copie du contrat d’assurance en responsabilité civile (+ dommages pour les chapiteaux) valable
pour toute la durée de la manifestation comprise entre le montage et le démontage.
- Copie du permis de conduire du conducteur du véhicule tracteur

Article 1 : Les emprunteurs

La Banque de matériel du Pôle associatif du Mont d’Or et des 2 lacs est exclusivement réservée aux
associations membres, c'est-à-dire les associations ayant leur siège ou leur activité principale sur le territoire de la Communauté de Communes du Mont d’Or et des Deux Lacs et étant à jour de cotisation.

En aucun cas, le matériel ne pourra être loué aux particuliers ou aux associations extérieures à la
Communauté de Communes, directement ou indirectement.

Article 2 : Le matériel mis à disposition

Le matériel mis à disposition par le Pôle associatif est conforme à la réglementation en vigueur. Les
chapiteaux bénéficient d’une homologation établie par le Bureau de vérification des chapiteaux, tentes et structures (BVCTS).

La Banque de matériel du Pôle associatif se compose de :
· 2 chapiteaux de 5 X 12 m
· 1 remorque plateau transformable en podium (14 m²)

Remorque - podium :

Article 3 : Modalités pratiques

1) Transport des chapiteaux

Le Pôle associatif met à disposition des locataires une remorque plateau (poids à vide : 1 700 kg / PTAC : 2 500 kg) qui, sauf autorisation spécifique, sera obligatoirement utilisée pour le transport des chapiteaux.

Le retrait et le retour des chapiteaux sont à la charge du locataire qui devra disposer d’un véhicule tracteur adéquat et d’un conducteur possédant un permis autorisant le tractage de ce type de remorque (par ex : permis E (B)).

2) Opérations de montage et démontage

Les opérations de montage et de démontage des chapiteaux sont à la charge du locataire qui est le seul responsable de ces opérations. Il devra fournir un minimum de 4 personnes par chapiteau pour mener à bien ces opérations, sachant qu’un effectif de 8 personnes est vivement conseillé (temps de montage : environ 1h).

Les opérations de montage et le démontage des chapiteaux devront être supervisées par au moins une personne préalablement formée et habilitée par les responsables du Pôle associatif.

Cette personne appliquera rigoureusement les procédures consignées dans le Registre de sécurité joint au dossier de location, et signera « l’attestation de bon montage » à remettre lors d’une éventuelle visite de la commission de sécurité.

Les bâches des chapiteaux ne peuvent être retournées que propres et sèches ; il peut ainsi être nécessaire de les nettoyer et/ou de les laisser sécher sur place ou sur le lieu de stockage si la situation et les conditions le permettent.

3) Stockage et surveillance du matériel pendant la durée de la manifestation

En cas d’installation du matériel sur plusieurs jours, l’association locataire communiquera les modalités de stockage et/ou de surveillance du matériel envisagées (en particulier la nuit).

Article 4 : La réservation

Le planning de réservation est géré par le secrétariat du Pôle associatif. Toute réservation devra se faire par demande écrite adressée à Monsieur le Président du Pôle associatif du Mont d’Or et des 2 Lacs spécifiant le type de matériel réservé et la date de réservation souhaitée ; accompagnée du chèque de règlement de la location à l’adresse suivante :

Pôle associatif du Mont d’Or et des 2 Lacs
2, rue de La Seigne - 25 370 Les Hôpitaux Vieux
Tél. : 03.81.49.10.30 / Fax : 03.81.49.23.50

Le planning de réservation du matériel sera établi selon la règle du « 1er arrivé, 1er servi » ; c’est la
demande écrite accompagnée du règlement qui déclenche l’inscription au planning.

Toutefois, le chèque ne sera encaissé qu’à l’issue de la location. A compter des 30 jours précédent la
manifestation, le règlement de la location est considéré comme dû sauf annulation de la réservation
en cas de force majeure (qui sera apprécié par le Conseil d’administration).

Article 5 : Les tarifs de mise à disposition

Afin de faire face aux coûts de fonctionnement de ce service, le Pôle associatif demande aux locataires du matériel de participer aux frais selon le mode de tarification suivant :
- Week-end et jours fériés : 200 € / 2 jours
- Semaine : 100 € / jour

Article 6 : Caution

Le Pôle associatif demande aux associations locataires d’établir un chèque de caution d’un montant de 1000 € quel que soit le matériel loué.

En cas de dégradation du matériel non couverte par l’assurance de l’association locataire ou en cas de matériel manquant, le Pôle associatif se réserve le droit d’encaisser tout ou partie de la caution pour faire face aux dépenses afférentes.

Article 7 : Assurances

Le matériel mis à disposition par le Pôle associatif du Mont d’Or et des 2 Lacs est conforme aux normes en vigueur et a été homologué par le Bureau de Vérification des Chapiteaux, Tentes et Structures (BVCTS).

Le Pôle associatif a par ailleurs souscrit une assurance dommages tous accidents pour la remorquepodium.
Celle-ci est assurée en tous lieux et pour tous les conducteurs déclarés au contrat de mise à
disposition.

L’emprunteur du matériel doit souscrire une assurance :
- en responsabilité civile pour toute la durée de la manifestation comprise entre le montage et
le démontage.
- en responsabilité dommages uniquement pour les 2 chapiteaux, pour toute la durée de la
manifestation comprise entre le montage et le démontage, (N.B : valeur neuve des chapiteaux
= 7 332 € TTC)

Article 8 : Sécurité
Les locataires du matériel doivent veiller au respect de toutes les règles de montage des chapiteaux, afin que ceux-ci soient montés dans les normes. Il importe notamment de veiller aux règles de mise en oeuvre du matériel, à savoir la disposition du ou des chapiteaux, le dégagement, l’accès au secours, l’ancrage et les protections électriques et incendies.

Les chapiteaux ne pourront en aucun cas servir d'abris pour une cuisine, tout appareil à combustion devra se trouver à l’extérieur.

Les locataires doivent s’assurer que les ancrages sont réalisés dans un sol suffisamment résistant pour supporter les effets du soulèvement. A défaut, des consoles de lestage ou blocs béton devront être utilisés pour arrimer les chapiteaux.

L’établissement devra être évacué :
- soit si la précipitation de neige dépasse 4 cm dans la mesure où l’accumulation n’a pu être évitée sur la couverture (par chauffage, déblaiement…),
- soit si le vent normal dépasse 80 km/h,
- soit en cas de circonstances exceptionnelles pouvant mettre en péril la sécurité du public.


Article 9 : Responsabilité

Le Pôle associatif du Mont d’Or et des 2 Lacs ne saurait être tenu pour responsable d’éventuels incidents qui pourraient se produire à l’occasion du montage ou du démontage des chapiteaux ou pendant le déroulement de la manifestation.

La seule responsabilité du Pôle associatif concerne une éventuelle défectuosité du matériel mis à
disposition et détectée avant ou au cours du montage du chapiteau.

Article 10 : Pénalités

En cas de non respect des règles de montage des chapiteaux, le Pôle associatif pourra procéder au
démontage du matériel sans délai, aux frais du locataire.

En cas d’infraction, qu’il s’agisse du non respect des normes de montage, de l’agencement des
chapiteaux sur le site ou des éventuels aménagements intérieurs et d’une manière générale du non
respect du présent règlement, le Pôle associatif pourra pénaliser l’association locataire en lui refusant le
prêt futur des chapiteaux et autres matériels pendant une période de 2 ans.

Article 11 : Promotion

Le locataire s’engage à installer au pied du podium la jupe de scène fournie à l’effigie de la Communauté de Communauté de Communes du Mont d’Or et des 2 Lacs (banderole PVC avec crochets).